Kasa fiskalna z terminalem płatniczym - dlaczego warto zintegrować oba urządzenia?
Jeszcze kilka lat temu płatność kartą oznaczała konieczność ręcznego wpisania kwoty z kasy fiskalnej na terminal płatniczy. Kasjer kończył sprzedaż na kasie, odczytywał kwotę z wyświetlacza, wpisywał ją na terminalu, a następnie rozpoczynał proces płatności. Choć rozwiązanie było powszechne, niosło ze sobą ryzyko pomyłek, wydłużało obsługę klientów i utrudniało pracę personelu.
Obecnie standardem staje się pełna integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym. Dzięki niej kwota do zapłaty przesyłana jest automatycznie z kasy do terminala. Sprzedawca nie musi nic przepisywać, klient szybciej dokonuje płatności, a cała transakcja przebiega sprawniej i bezpieczniej.
Nowoczesne rozwiązania wykorzystywane przez producentów kas fiskalnych oraz operatorów terminali płatniczych pozwalają zautomatyzować proces sprzedaży niezależnie od wielkości firmy. Z rozwiązania korzystają zarówno niewielkie punkty usługowe, jak i rozbudowane sieci handlowe oraz restauracje.
W tym poradniku wyjaśniamy, jak działa integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym, czym jest protokół ECR-EFT oraz dlaczego warto zdecydować się na takie rozwiązanie.
Na czym polega integracja kasy fiskalnej z terminalem?
Integracja polega na połączeniu dwóch urządzeń w taki sposób, aby mogły automatycznie wymieniać informacje dotyczące realizowanej sprzedaży. Po zakończeniu sprzedaży na kasie fiskalnej kwota należności zostaje automatycznie przesłana do terminala płatniczego. Sprzedawca nie wpisuje jej ręcznie, dzięki czemu eliminuje możliwość popełnienia błędu.
Po zaakceptowaniu płatności przez klienta terminal przekazuje informację o zakończeniu transakcji, a kasa może zakończyć sprzedaż zgodnie z obowiązującymi procedurami. Cały proces trwa zaledwie kilka sekund i jest praktycznie niezauważalny dla klienta.
Jak wygląda sprzedaż bez integracji?
W wielu punktach handlowych nadal spotkać można rozwiązanie polegające na ręcznym przepisywaniu kwoty z kasy fiskalnej na terminal płatniczy.
Proces wygląda następująco:
- Kasjer skanuje produkty.
- Kasa oblicza wartość sprzedaży.
- Kasjer odczytuje kwotę.
- Kwota zostaje ręcznie wpisana na terminalu.
- Klient dokonuje płatności.
- Sprzedawca drukuje paragon.
Choć rozwiązanie jest poprawne, posiada kilka istotnych wad. Największą z nich jest możliwość wpisania błędnej kwoty na terminal płatniczy.
Jak wygląda sprzedaż z integracją?
Po połączeniu urządzeń cały proces zostaje zautomatyzowany.
- Kasjer rejestruje sprzedaż.
- Kasa automatycznie przesyła kwotę do terminala.
- Klient przykłada kartę lub telefon.
- Terminal realizuje autoryzację.
- Kasa kończy transakcję.
- Drukowany jest paragon fiskalny.
Kasjer nie wykonuje żadnych dodatkowych czynności związanych z przepisywaniem kwoty.
Największe zalety integracji
Brak pomyłek podczas wpisywania kwoty
Najważniejszą zaletą integracji jest całkowite wyeliminowanie błędów wynikających z ręcznego przepisywania wartości sprzedaży.
Szybsza obsługa klientów
Automatyczne przesyłanie kwoty skraca czas każdej transakcji. W miejscach obsługujących wielu klientów każdego dnia przekłada się to na realne oszczędności czasu.
Większy komfort pracy
Kasjer wykonuje mniej czynności, dzięki czemu może skupić się na obsłudze klienta.
Mniejsze ryzyko reklamacji
Automatyczne przesyłanie danych ogranicza ryzyko pobrania niewłaściwej kwoty oraz związanych z tym reklamacji.
Profesjonalny wizerunek firmy
Zintegrowane stanowisko sprzedaży sprawia wrażenie nowoczesnego i uporządkowanego. Klient widzi sprawnie działający proces płatności, co pozytywnie wpływa na postrzeganie firmy.
Czym jest protokół ECR-EFT?
ECR-EFT to ujednolicony standard komunikacji pomiędzy kasą fiskalną lub systemem sprzedaży (ECR – Electronic Cash Register) a terminalem płatniczym (EFT – Electronic Funds Transfer). Dzięki wykorzystaniu wspólnego protokołu producenci kas oraz operatorzy terminali mogą zapewnić współpracę urządzeń bez konieczności tworzenia oddzielnych rozwiązań dla każdego modelu.
W praktyce oznacza to większą kompatybilność urządzeń oraz łatwiejszą integrację nowych terminali z kasami fiskalnymi.
Jakie informacje przesyłane są pomiędzy urządzeniami?
Podczas realizacji płatności wymieniane są między innymi:
- kwota transakcji,
- rodzaj płatności,
- status autoryzacji,
- potwierdzenie wykonania transakcji,
- informacje o zakończeniu płatności.
Dzięki temu proces sprzedaży przebiega automatycznie i nie wymaga ręcznego przepisywania danych.
Czy integracja jest bezpieczna?
Tak. Współczesne rozwiązania wykorzystywane przez producentów kas fiskalnych oraz operatorów terminali płatniczych spełniają wysokie standardy bezpieczeństwa. Dane przekazywane pomiędzy urządzeniami dotyczą wyłącznie procesu realizowanej transakcji i nie obejmują poufnych informacji o karcie płatniczej klienta. Dzięki temu przedsiębiorca może korzystać z integracji bez obaw o bezpieczeństwo realizowanych płatności.
Jakie kasy fiskalne można zintegrować z terminalem płatniczym?
Obecnie zdecydowana większość nowoczesnych kas fiskalnych online umożliwia współpracę z terminalami płatniczymi. Zakres dostępnych funkcji zależy od modelu urządzenia, wersji oprogramowania oraz operatora terminala.
W ofercie Promokas znajdują się urządzenia przygotowane do integracji zarówno w niewielkich punktach usługowych, jak i w sklepach, restauracjach oraz rozbudowanych systemach sprzedaży.
Posnet
Urządzenia Posnet od wielu lat współpracują z najpopularniejszymi terminalami płatniczymi dostępnymi na polskim rynku. Integracja zapewnia automatyczne przesyłanie kwoty oraz szybkie zakończenie procesu płatności.
Novitus
Kasy fiskalne Novitus Online umożliwiają współpracę z terminalami wykorzystującymi standard ECR-EFT. Dzięki temu przedsiębiorca może korzystać z nowoczesnego stanowiska sprzedaży bez konieczności ręcznego wpisywania kwoty.
Elzab
Wybrane modele kas ELZAB również pozwalają na integrację z terminalami płatniczymi, znacząco usprawniając obsługę klientów.
Pozostali producenci
Coraz więcej urządzeń Datecs, Farex, Aclas, Fawag oraz innych producentów również obsługuje współpracę z terminalami zgodnymi z obowiązującymi standardami komunikacji.
Z jakimi terminalami współpracują kasy fiskalne?
Integracja możliwa jest z wieloma terminalami wykorzystywanymi przez największych operatorów płatności w Polsce.
Najczęściej spotykane urządzenia to między innymi:
- Paytel Lane3000
- Paytel Move2500
- Paytel Desk2600
- Paytel A90
- Elavon DX8000
- Elavon DX4000
- Elavon Desk5000
- Fiserv / Polcard Desk3200
- Fiserv / Polcard Move3500
- PeP PAX A920
Dobór odpowiedniego terminala zależy od rodzaju prowadzonej działalności, liczby stanowisk sprzedaży oraz oczekiwanego sposobu komunikacji pomiędzy urządzeniami.
W jaki sposób kasa komunikuje się z terminalem?
Sposób komunikacji zależy od modelu urządzeń oraz producenta.
Najczęściej wykorzystywane są:
- USB,
- RS232,
- Ethernet (LAN),
- Bluetooth,
- WiFi.
Dobór odpowiedniego sposobu połączenia wykonywany jest podczas konfiguracji stanowiska sprzedaży.
Kto najbardziej skorzysta z integracji?
Automatyczne przesyłanie kwoty do terminala przynosi korzyści praktycznie każdej firmie przyjmującej płatności bezgotówkowe.
Największe zalety odczują jednak przedsiębiorcy obsługujący dużą liczbę klientów każdego dnia.
- Sklepy spożywcze
- Sklepy monopolowe
- Salony fryzjerskie
- Gabinety kosmetyczne
- Restauracje
- Kawiarnie
- Cukiernie
- Piekarnie
- Apteki
- Stacje paliw
- Warsztaty samochodowe
- Hotele
- Pensjonaty
- Punkty usługowe
- Firmy mobilne
Im większa liczba realizowanych transakcji, tym większe oszczędności czasu wynikające z automatyzacji procesu płatności.
Czy integracja wpływa na szybkość obsługi klienta?
Zdecydowanie tak.
Przy tradycyjnej obsłudze kasjer musi każdorazowo przepisać kwotę sprzedaży na terminal płatniczy. Wydłuża to obsługę oraz zwiększa ryzyko pomyłek. Po integracji urządzeń cały proces odbywa się automatycznie.
W przypadku punktów realizujących kilkaset transakcji dziennie oszczędność kilku sekund na każdej płatności przekłada się na znacznie krótsze kolejki oraz większy komfort pracy personelu.
Czy integracja ogranicza liczbę błędów?
Tak.
Jednym z głównych powodów wdrażania integracji jest wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wpisywaniem kwoty na terminal płatniczy.
Automatyczne przesyłanie danych praktycznie całkowicie eliminuje ryzyko:
- wpisania zbyt wysokiej kwoty,
- wpisania zbyt niskiej kwoty,
- konieczności anulowania transakcji,
- niepotrzebnych reklamacji klientów.
Integracja z Programem Polska Bezgotówkowa
Przedsiębiorcy korzystający z Programu Polska Bezgotówkowa również mogą integrować terminale płatnicze z kasami fiskalnymi. W wielu przypadkach już podczas instalacji terminala wykonywana jest pełna konfiguracja współpracy obu urządzeń.
Dzięki temu przedsiębiorca od pierwszego dnia korzysta z automatycznego przesyłania kwoty i nie musi wykonywać dodatkowych czynności.
Profesjonalna konfiguracja w Promokas
Podczas zakupu urządzeń w Promokas przygotowujemy kompletne stanowisko sprzedaży gotowe do pracy.
W zależności od potrzeb klienta wykonujemy:
- konfigurację kasy fiskalnej,
- instalację terminala płatniczego,
- integrację ECR-EFT,
- testy komunikacji,
- konfigurację internetu,
- szkolenie użytkowników.
Dzięki temu klient otrzymuje w pełni skonfigurowane stanowisko sprzedaży, które jest gotowe do obsługi pierwszych transakcji zaraz po uruchomieniu.
Czy każda kasa fiskalna współpracuje z każdym terminalem?
Nie zawsze. Możliwość integracji zależy od kilku czynników, między innymi modelu kasy fiskalnej, wersji oprogramowania, operatora terminala płatniczego oraz sposobu komunikacji pomiędzy urządzeniami.
Współczesne urządzenia oferują jednak znacznie większą kompatybilność niż jeszcze kilka lat temu. Dzięki wykorzystaniu standardu ECR-EFT wiele modeli kas może współpracować z terminalami różnych operatorów.
Przed zakupem warto sprawdzić, czy wybrane urządzenia znajdują się na liście kompatybilnych rozwiązań. W Promokas każdorazowo weryfikujemy zgodność urządzeń jeszcze przed ich instalacją.
Czy integracja wymaga dodatkowego oprogramowania?
W większości przypadków nie.
Nowoczesne kasy fiskalne oraz terminale płatnicze posiadają funkcję integracji już w standardzie. Podczas instalacji urządzeń wykonywana jest odpowiednia konfiguracja komunikacji oraz test poprawności działania.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi kupować dodatkowych programów ani licencji.
Czy można zintegrować już używaną kasę fiskalną?
Tak. Jeżeli używana kasa fiskalna obsługuje komunikację z terminalami płatniczymi, w wielu przypadkach możliwe jest wykonanie integracji również po kilku latach od zakupu urządzenia.
Czasami konieczna jest aktualizacja oprogramowania lub zmiana sposobu komunikacji pomiędzy urządzeniami. Zakres prac zależy od konkretnego modelu oraz operatora terminala.
Najczęstsze pytania przedsiębiorców przed integracją
Czy integracja przyspieszy obsługę klientów?
Tak. Automatyczne przesyłanie kwoty eliminuje konieczność ręcznego wpisywania wartości transakcji na terminalu płatniczym.
Czy integracja zwiększa bezpieczeństwo?
Tak. Ryzyko błędnego wpisania kwoty zostaje praktycznie wyeliminowane.
Czy integracja jest trudna w obsłudze?
Nie. Po jednorazowej konfiguracji cały proces odbywa się automatycznie.
Czy można nadal przyjmować płatności gotówką?
Oczywiście. Integracja dotyczy wyłącznie płatności bezgotówkowych i nie wpływa na możliwość przyjmowania gotówki.
Czy terminal musi pochodzić od tego samego producenta co kasa?
Nie. W praktyce najważniejsza jest zgodność urządzeń oraz obsługa odpowiedniego standardu komunikacji.
Czy integracja działa z Android POS?
Tak. Coraz więcej urządzeń opartych na systemie Android obsługuje współpracę z terminalami płatniczymi oraz nowoczesnymi systemami sprzedaży.
Czy można później zmienić operatora terminala?
W wielu przypadkach jest to możliwe. Przed zmianą warto jednak sprawdzić zgodność nowego terminala z posiadaną kasą fiskalną.
Czy awaria terminala powoduje awarię kasy?
Nie. Są to dwa niezależne urządzenia. Awaria jednego z nich nie oznacza uszkodzenia drugiego.
Najczęściej popełniane błędy podczas integracji
- wybór niekompatybilnych urządzeń,
- brak aktualizacji oprogramowania,
- nieprawidłowa konfiguracja portów komunikacyjnych,
- zastosowanie niewłaściwego przewodu komunikacyjnego,
- pominięcie testów po zakończeniu konfiguracji,
- nieprzeszkolenie pracowników z obsługi nowego stanowiska.
Wszystkie te problemy można wyeliminować poprzez prawidłowe przygotowanie stanowiska sprzedaży jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Dlaczego warto zlecić integrację specjalistom?
Prawidłowa konfiguracja kasy fiskalnej i terminala płatniczego wymaga znajomości możliwości obu urządzeń oraz doświadczenia w ich konfiguracji. Nieodpowiednie ustawienia mogą prowadzić do problemów z komunikacją, błędów podczas płatności lub nieprawidłowego działania całego stanowiska sprzedaży.
W Promokas wykonujemy pełną konfigurację urządzeń, sprawdzamy poprawność komunikacji oraz przeprowadzamy testy wszystkich dostępnych form płatności. Dzięki temu klient otrzymuje gotowe do pracy stanowisko sprzedaży.
Podsumowanie
Integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym jest obecnie jednym z najbardziej praktycznych rozwiązań usprawniających codzienną sprzedaż. Automatyczne przesyłanie kwoty do terminala skraca czas obsługi klienta, eliminuje pomyłki oraz zwiększa komfort pracy personelu.
Nowoczesny standard ECR-EFT umożliwia współpracę wielu modeli kas fiskalnych z terminalami największych operatorów płatności. Dzięki temu przedsiębiorca może korzystać z wygodnego, bezpiecznego i profesjonalnego stanowiska sprzedaży niezależnie od branży.
Jeżeli planujesz zakup nowej kasy fiskalnej lub terminala płatniczego albo chcesz zintegrować już posiadane urządzenia, skontaktuj się z doradcami Promokas. Dobierzemy odpowiedni zestaw, wykonamy konfigurację oraz przygotujemy stanowisko sprzedaży gotowe do pracy.
📞 Zadzwoń: 12 654 67 64
