Zgodnie z ustawą o VAT, każdy podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz zwykłego Kowalskiego i rolników ryczałtowych jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej. Od przyszłego roku niektóre branże m.in. mechanicy samochodowi, wulkanizatorzy
i stacje paliw muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej online. Przepisy wymagają nie tylko ewidencji sprzedaży towaru czy świadczenia usług, ale także ewidencji otrzymania przedpłaty czyli zaliczek, zadatków, itp. Jak poprawnie zarejestrować zaliczkę na kasie fiskalnej?  

Dlaczego trzeba rejestrować zaliczki na kasie fiskalnej?

W artykule 106b ustawy o VAT czytamy, że na wyraźne żądanie nabywcy towaru lub usługi, podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury dokumentującej m.in. zapłatę części lub całości kosztów przed wykonaniem tych czynności. Należy pamiętać o tym, że wystawienie faktury zaliczkowej nie zwalnia podatnika z obowiązku rejestracji otrzymanej zaliczki na kasie fiskalnej. Rejestracji trzeba dokonać z chwilą otrzymania zaliczki. Dodatkowo jeśli faktura (także zaliczkowa) dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, to przedsiębiorca musi dołączyć do tej faktury paragon, który dokumentuje tą sprzedaż. Obowiązek ten nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną z zastosowaniem kasy fiskalnej, jeżeli wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy fiskalnej.

Obowiązek podatkowy a zaliczka na kasie fiskalnej

Jeśli przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość zapłaty lub zaliczkę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Od 2019 roku podatnik przy stosowaniu kasy fiskalnej może uznać za datę powstania przychodu dzień, w którym została wpłacona zaliczka. Jest jeden warunek – musi tą zasadę stosować przez cały rok rozliczeniowy i w zeznaniu podatkowym PIT wykazać, że przyjął tę metodę ustalania daty powstania przychodu. Aby korzystać z tej metody co roku, należy rokrocznie w zeznaniu podatkowym wskazywać wybraną metodę określania daty przychodu przy użyciu kasy fiskalnej.

Paragon a zaliczka na kasie fiskalnej

Paragon powinien zawierać nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną identyfikację. Ta sama zasada obowiązuje w przypadku paragonu wydanego do zaliczki zarejestrowanej na kasie fiskalnej. Paragon wydany do zaliczki powinien zawierać dokładny opis towaru lub usługi i informację o wpłaconej zaliczce. Nazwa towarów powinna być na tyle szczegółowa, by organy podatkowe mogły zweryfikować poprawność rozliczenia podatku, a klient bez problemu mógł rozszyfrować za jaki towar czy też usługę zapłacił.