Kasa fiskalna online – jak działa, jakie są obowiązki i co z internetem oraz CRK
Jak działa, jakie są obowiązki i co z internetem oraz CRK
Kasy fiskalne online są obecnie standardem w większości branż. Dla wielu przedsiębiorców pojęcia takie jak CRK, obowiązek połączenia z internetem czy przeglądy techniczne nadal budzą wątpliwości. W tym poradniku wyjaśniamy jak działa kasa fiskalna online w praktyce i jakie obowiązki spoczywają na właścicielu firmy.
Czym jest kasa fiskalna online
Kasa fiskalna online to urządzenie, które automatycznie przesyła dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Odbywa się to bez udziału przedsiębiorcy i zastępuje wcześniejsze formy raportowania.
Kasa online:
- rejestruje sprzedaż zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- przesyła dane do CRK,
- umożliwia zdalny nadzór administracji skarbowej,
- wymaga okresowych przeglądów technicznych.
Dla przedsiębiorcy oznacza to większą automatyzację, ale również konieczność spełnienia określonych warunków technicznych.
Centralne Repozytorium Kas (CRK) – co to jest
CRK to system teleinformatyczny, do którego trafiają dane z kas fiskalnych online. Przesyłane informacje obejmują m.in.:
- raporty dobowe i okresowe,
- informacje o zdarzeniach serwisowych,
- dane dotyczące pracy urządzenia.
Połączenie z CRK odbywa się automatycznie, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności przez sprzedawcę.
Czy kasa fiskalna online musi mieć stały internet
Jednym z najczęstszych pytań przedsiębiorców jest kwestia internetu. Kasa fiskalna online nie zawsze musi być stale podłączona do sieci, ale musi mieć możliwość okresowego połączenia.
W praktyce:
- w punktach stacjonarnych stosuje się WiFi lub LAN,
- w działalności mobilnej wykorzystywane są modemy GSM i karty SIM,
- w razie braku internetu kasa zapisuje dane i wysyła je po ponownym połączeniu.
Kluczowe jest, aby połączenie było dostępne w rozsądnym czasie i zgodnie z wymaganiami technicznymi urządzenia.
Co jeśli nie ma internetu w miejscu sprzedaży
Brak stałego dostępu do internetu nie wyklucza korzystania z kasy online. W takich przypadkach stosuje się:
- połączenie GSM,
- okresowe łączenie z siecią,
- rozwiązania mobilne dopasowane do specyfiki działalności.
Dobór odpowiedniego sposobu komunikacji z CRK powinien być ustalony już na etapie wyboru kasy fiskalnej.
Wymiana starej kasy – kiedy jest obowiązkowa
Nie każda firma musiała wymienić kasę fiskalną od razu. Obowiązek przejścia na kasę online dotyczył i dotyczy określonych branż, a w pozostałych przypadkach wymiana następuje po:
- wyeksploatowaniu dotychczasowej kasy,
- braku możliwości dalszej fiskalizacji - zapełnienie pamięci fiskalnej,
- decyzji o rozwoju działalności.
Warto sprawdzić, czy obecnie używana kasa spełnia aktualne wymogi i jak długo może być jeszcze wykorzystywana.
Przeglądy techniczne kasy fiskalnej online
Każda kasa fiskalna online podlega obowiązkowym przeglądom technicznym nie rzadziej niż co 24 miesiące. Ich celem jest:
- sprawdzenie poprawności działania urządzenia,
- kontrola połączenia z CRK,
- weryfikacja stanu technicznego.
Przeglądy muszą być wykonywane w określonych terminach nie rzadziej niż co 2 lata od daty poprzedniego przeglądu (lub fiskalizacji przy pierwszym razie) przez uprawniony serwis. Brak przeglądu może skutkować konsekwencjami w postaci mandatu z US.
Serwis kasy fiskalnej – dlaczego ma znaczenie
Kasa fiskalna online to urządzenie, od którego zależy ciągłość sprzedaży. Dlatego dostęp do sprawnego serwisu jest kluczowy.
Dobry serwis zapewnia:
- szybkie usuwanie awarii,
- terminowe przeglądy,
- pomoc w konfiguracji połączenia z CRK,
- wsparcie przy zmianach w działalności.
Dla wielu przedsiębiorców lokalny serwis oznacza realne bezpieczeństwo prowadzenia biznesu.
Najczęstsze pytania przedsiębiorców (FAQ)
Czy kasa online wysyła dane do urzędu na bieżąco?
Tak, dane przesyłane są automatycznie zgodnie z narzuconym harmonogramem.
Czy mogę używać kasy bez internetu przez kilka dni?
Tak, pod warunkiem że kasa ma możliwość późniejszego połączenia.
Czy każda branża musi mieć kasę online?
Obecnie zdecydowana większość kas to kasy online, ale obowiązek zależy od rodzaju działalności.
Kto odpowiada za przeglądy techniczne?
Obowiązek leży po stronie podatnika (przedsiębiorcy), a wykonuje je uprawniony serwis.
Jak dobrać kasę fiskalną online do swojej działalności
Dobór kasy fiskalnej online powinien uwzględniać:
- branżę i sposób sprzedaży,
- dostęp do internetu,
- planowany rozwój firmy,
- integrację z terminalem płatniczym,
- dostępność lokalnego serwisu.
📞 Skontaktuj się z nami, aby dobrać kasę fiskalną online dopasowaną do Twojej działalności.
